Gestione documentale

Le recenti modifiche apportate al Codice dell’Amministrazione Digitale, la disponibilità di nuove regole tecniche nei diversi comparti del Codice medesimo, gli obiettivi fissati nell’Agenda Digitale europea, una delle sette flagship della strategia Europa 2020, lanciata dalla Commissione europea per accelerare la diffusione dell’ICT e la recente normativa in tema di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico, di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni, mettono a disposizione delle amministrazioni, dei cittadini, delle imprese e dei professionisti, strumenti che consentono di governare e tracciare i flussi documentali digitali che attraversano una e, ove previsto, più amministrazioni.
La gestione informatica dei documenti, intesa come “insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla  dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documenti informatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici”, si colloca all’interno del citato quadro normativo e regolamentare vigente come infrastruttura abilitante il processo di:

• razionalizzazione e unificazione dei  flussi documentali e del protocollo informatico ai procedimenti amministrativi;
• ammodernamento della pubblica amministrazione in termini di multicanalità,  miglioramento dei servizi resi a terzi,  trasparenza dell’azione amministrativa e al contenimento dei costi secondo criteri di economicità, efficacia e pubblicità dell’azione amministrativa

Nell’ambito della gestione documentale, particolare rilevanza assume la dimensione del fenomeno della produzione di norme,  regolamenti, direttive, circolari, ecc., non sempre coordinata, da parte di diversi organismi nazionali e internazionali, che determina condizioni di difficile fruibilità delle medesime.  L’adozione e l’utilizzo di standard e regole in grado di garantire l’interoperabilità dei sistemi informativi in uso presso le diverse istituzioni e l’impiego di tecnologie ipertestuali e di sistemi di work flow, propri dell’informatica giuridica documentale (workflow normativo), costituisce la soluzione alle criticità prima rappresentate.
Nel contesto di cui trattasi, anche la gestione dei documenti informatici, e in particolare dei documenti informatici contabili (XBLR) delle imprese in conformità con quanto previsto dall’ordinamento nazionale ed europeo, rende inderogabile l’adozione e l’utilizzo di standard e regole comuni in grado di garantire l’interoperabilità dei sistemi informativi delle diverse istituzioni implicate nei processi contabili.