Flussi documentali e protocollo informatico
La gestione digitale dei flussi documentali è il complesso organizzato di risorse umane e strumentali destinato a rendere effettiva, con le tecnologie informatiche convenzionali e mobili, l’efficienza, l’efficacia, l’economicità e la trasparenza dell’azione amministrativa a favore dei cittadini, delle imprese e dei professionisti attraverso la razionalizzazione dei flussi documentali, l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo, l’introduzione diffusa del meta protocollo e del workflow, la classificazione, l’organizzazione, l’assegnazione, il reperimento e la conservazione dei fascicoli e dei relativi documenti informatici formati o acquisiti dalle amministrazioni
DigitPA, con il “Centro di Competenza” per il protocollo informatico e la trasparenza amministrativa” costituisce il riferimento tecnico e il punto di raccordo nazionale in materia di gestione digitale dei flussi documentali svolgendo funzioni di:
- indirizzo e coordinamento delle iniziative in atto e di quelle pianificate;
- promozione e sviluppo di ogni iniziativa rivolta alla diffusione e semplificazione dei procedimenti amministrativi
- supporto, consulenza e assistenza alle singole amministrazioni pubbliche centrali e locali, enti ed organismi di diritto pubblico e privati;
- emanazione e pubblicazione di regole, standard e guide tecniche;
- vigilanza e controllo sul rispetto di norme e regole;
- monitoraggio della corretta esecuzione dei progetti di digitalizzazione avviati;
- predisposizione, realizzazione e gestione di interventi e progetti di innovazione.
Il d.lgs 30 dicembre 2010, n. 235 introduce significative modifiche ed integrazioni al Codice dell’Amministrazione Digitale, al Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa e, di conseguenza, al DPCM 31 ottobre 2000.
In attuazione delle nuove disposizioni normative, DigitPA ha redatto le regole tecniche di cui agli articoli 53, 55 e 66 del Testo Unico e i agli articoli 40 bis, 41 e 47 del Codice concernenti i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo. Le correlate linee guida sono in fase di predisposizione da parte di DigitPA.
Le citate regole tecniche, predisposte da DigitPA all’interno di un gruppo di lavoro dedicato, raccolgono in specifici allegati indicazioni tecniche di maggior dettaglio:
- Allegato 1 – Glossario/Definizioni
- Allegato 2 – Formati
- Allegato 3 – Standard e Specifiche tecniche
- Allegato 4 - Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
- Allegato 5 - Metadati
In particolare, le nuove regole tecniche forniscono un quadro uniforme e completo di riferimento nella materia di cui trattasi avendo recepito ed integrato quanto disposto nel citato Codice, nel Testo Unico e nel DPCM 31 ottobre 2000.
Per effetto delle su citate regole tecniche, le precedenti regole tecniche di cui al citato DPCM 31 ottobre 2000 cessano di avere efficacia dall’entrata in vigore delle nuove regole tecniche.
DigitPA ha avviato delle iniziative in favore delle amministrazioni pubbliche, con specifico riferimento ai manuali di gestione ed ai titolari, continua a raccogliere le esperienze maturate dalle medesime, fornisce indicazioni in merito alle modalità di attuazione dei sistemi di gestione digitale dei flussi documentali e propone, in attuazione del principio di sussidiarietà, un servizio ASP (Application Service Provider) di gestione digitale dei flussi documentali.