Modalità di attuazione dei sistemi documentali

Per dare concreta attuazione alle azioni di governo, DigitPA si avvale delle conoscenze e delle esperienze di gestione documentale maturate sul campo ed a livello regolamentare per far evolvere il modello attuale verso uno più innovativo atto a governare i flussi documentali che attraversano più amministrazioni ed a ricondurre ad unitarietà la gestione dei dati, degli eventi e dei documenti non strutturati. In attesa del nuovo modello di sistema di gestione digitale dei flussi documentali, le amministrazioni possono scegliere tra due diverse modalità di attuazione dei sistemi documentali per adempiere agli obblighi normativi e regolamentari.
Ambedue le alternative: “in house” e ASP, presentano vantaggi e svantaggi diversi per ciascuna amministrazione (non generalizzabili) in base alla diversa organizzazione, struttura, infrastruttura tecnica e tecnologica, dimensione, disponibilità economica, cultura ed ai vincoli che da ciò ne derivano.

Modalità “in house”
L’amministrazione si fa carico di adottare e installare sulla propria infrastruttura, un applicativo acquisito in uno dei seguenti modi:

• acquisizione in riuso, o da DigitPA o da altre pubbliche amministrazioni titolari di applicativi analoghi che meglio soddisfano le esigenze dell’amministrazione;
• progettazione, implementazione e gestione in autonomia (o attraverso terzi) dell’applicativo di gestione digitale dei flussi documentali;
• acquisizione della licenza d’uso dell’applicativo sul libero mercato.

Per supportare le amministrazioni nelle attività di valutazione dei sistemi di gestione documentale DigitPA mette a disposizione, sia le linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi, sia una check list da utilizzare in sede di giudizio  di applicativi già realizzati o di redazione dei requisiti tecnico-funzionali per nuove implementazioni. 

Modalità ASP
L’amministrazione si avvale di fornitori terzi (pubblici o privati) che, attraverso proprie infrastrutture collegate alla rete pubblica o ad una privata, erogano il servizio di gestione documentale sulla base di livelli di servizio contrattualizzati, tariffe legate ai consumi comprensive della manutenzione correttiva e di un servizio di helpdesk. In questo ambito DigitPA propone un suo servizio gestione digitale dei flussi documentali erogato in modalità ASP