Sistema di conservazione
Le nuove disposizioni normative riportate nel Codice dell’Amministrazione Digitale introducono e regolamentano il sistema di conservazione di oggetti, (documenti informatici, documenti amministrativi informatici e fascicoli informatici con i metadati ad essi associati), predisposti per il versamento dal produttore secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione, dalla loro presa in carico fino alla conservazione nel tempo o all’eventuale scarto. Il sistema assicura la conservazione degli oggetti in esso conservati, mantenendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
In attuazione a quanto disposto negli articoli 44 e 44 bis del Codice, DigitPA ha predisposto ai sensi dell’articolo 71 del Codice medesimo, le regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici previste dall’articolo 20, commi 3 e 5-bis, dall’articolo 23-ter, comma 4 e dall’articolo 43, commi 1 e 3 del Codice medesimo.
Le citate regole tecniche, predisposte da DigitPA all’interno di un gruppo di lavoro dedicato, raccolgono in specifici allegati indicazioni tecniche di maggior dettaglio:
- Allegato 1 – Glossario/Definizioni
- Allegato 2 – Formati
- Allegato 3 – Standard e Specifiche tecniche
- Allegato 4 - Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
- Allegato 5 - Metadati
Sempre in tema di conservazione sono in fase di predisposizione da parte di DigitPA:
- la guida alla compilazione del manuale di conservazione destinato ad illustrare in dettaglio l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione;
- il provvedimento riguardante le modalità per effettuare l’accreditamento dei conservatori, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
Si rammenta che fino al completamento del processo di emanazione delle suddette regole possono essere applicate le previgenti regole tecniche di cui alla deliberazione CNIPA n. 11/2004.
Inoltre è stata pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n.32 dell’8 febbraio 2012 la Circolare DigitPA n. 59 del 29 dicembre 2011 inerente alle modalità per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’art. 44bis del Codice dell’amministrazione digitale.
Sempre in tema di conservazione sono in fase di predisposizione da parte di DigitPA:
- la guida alla compilazione del manuale di conservazione destinato ad illustrare in dettaglio l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione;
- la guida per l’individuazione dei percorsi formativi necessari a qualificare il Responsabile della conservazione e le ulteriori figure professionali che operano nell’ambito di un sistema di conservazione.